Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse

  • Visualisierung der Geschäftsprozesse
  • meist verwendete Vorlagen für Geschäftsprozesse
  • Benachrichtigungen mittels Messages und E-Mails
  • Veröffentlichen von Inhalten auf dem Portal, Freigabeprozess von Dokumenten und Qualitätsmanagement, Informationsfluss

Enthalten in:

Geschäftsprozesse/Businessprozesse

Das Modul „Geschäftsprozesse“ gliedert sich in verschiedene Bereiche ein und erlaubt Geschäftsprozesse im Unternehmen zu automatisieren und optimieren. Mit dem revolutionären Designer für Geschäftsprozesse können Sie jeden Schritt visuell festlegen und abbilden. Der Designer steht Ihnen auch im öffentlichen Bereich Ihres Portals zur Verfügung. Meist verwendete Vorlagen für Geschäftsprozesse sind Bestandteile jeder Portal-Edition. Der Designer für eigene Vorlagen steht Ihnen nur in der Enterprise Portalversion zur Verfügung.

Möglichkeiten

    Das Modul „Geschäftsprozesse“ ist ein universelles System, das in mehreren Elementen eingesetzt werden kann. An sich können Geschäftsprozesse sehr komplexe Folge an mehreren Prozessen. Mit dem Designer für Geschäftsprozesse können Sie aber auf eine verständliche und einfache Weise beinahe jeden Prozess visualisieren und umsetzen wie z.B.: Veröffentlichen von Inhalten auf dem Portal, Freigabeprozess von Dokumenten und Qualitätsmanagement, Informationsfluss. Profitieren Sie von den vorgegebenen Vorlagen oder erstellen Sie Individuelle Prozesse!
  • Erstellung einfacher aufeinanderfolgender Prozesse – Prozessschritte erfolgen linear
  • Erstellung komplexer verzweigter Prozesse mit Status, Bedingungen, Schleifen usw.
  • Jeder Unterprozess kann einzeln konfiguriert werden
  • Konfiguration für die Benachrichtigungen zu jedem Prozessschritt
    Geschäftsprozess stellt eine strukturierte vordefinierte Informationslenkung dar. Die Vorlage für ein Geschäftsprozess kann folgende Angaben beinhalten:
  • Eintritts- und Austrittspunkte
  • Prozessreihenfolge wie Schritt, Prozessfolge, Funktion
    Mit Hilfe dieses Moduls können Sie verschiedene Prozesse in Ihrem Unternehmen abbilden. Sogar für einen einfachen Prozess zum Veröffentlichen von Dokumenten können Sie verschiedene Schritte, Funktionen, Benachrichtigungen einbauen. Sie können dieses Modul nutzen, um zum Beispiel Dokumenten zu lenken, Kosten abzurechnen oder einen Urlaub zu beantragen. Erstellung von Geschäftsprozessen Das Modul bietet ein breites Spektrum an Möglichkeiten, um Informationslenkung zu automatisieren. Sie brauchen keine Programmierkenntnisse, Sie bauen den benötigten Prozess mit Hilfe von einfachen grafischen Flussdiagrammen auf.
  • Für die Erstellung von Geschäftsprozessen können Sie den in der Intranet Enterprise Edition mitgelieferten Designer für Geschäftsprozesse benutzen
  • Es können mehrere Status angelegt werden, die bei jedem Prozessschritt benutzt werden können
  • Der visuelle Designer stellt alle möglichen Prozessbausteine zur Verfügung
  • Alle Bausteine können mit drag&drop im Prozess positioniert werden
  • Es ist nicht schwer, eigene Prozessvorlagen zu gestalten, weil das Modul mit Werkzeugen für die visuelle Projektierung ausgestattet ist. Die Funktion drag & drop macht die Gestaltung umso freundlicher. So wird die Prozessreihenfolge konstruiert. Einzelne Prozessschritte können z.B. Erstellung von einem Dokument, E-Mail Benachrichtigung oder auch Datenbank-Eintrag ausführen.
    Meist verwendete Vorlagen für Geschäftsprozesse Alle Editions stellen bereits angelegte Vorlagen für Geschäftsprozesse zur Verfügung. Einfache Abstimmung: wird für Prozesse empfohlen, wenn es reicht, eine Entscheidung durch eine Mehrheit an Stimmen zu treffen. Im Prozess können Mitarbeiter bestimmt werden, die abstimmen und Kommentare abgeben können. Nach dem Abschluss der Abstimmung wird an alle betätigten Mitarbeiter eine Benachrichtigung über die getroffene Entscheidung verschickt. Prozess mit Dokumentenfreigabe mit Status: wird für Prozesse empfohlen, die einer einstimmigen Entscheidung bedürfen. Der Prozess durchläuft 3 Status: Entwurf, Fertig zum Veröffentlichen, Veröffentlicht. Im Prozess wird eine Gruppe Mitarbeiter bestimmt, die mit „ja/nein“ abstimmen können. Wenn alle Abstimmenden ein positives Votum abgegeben haben, wird das Dokument weiter geleitet und anschließend veröffentlicht. Genehmigungsprozess nach erster Stimme: wird für Prozesse empfohlen, wenn eine Expertenmeinung aus einem Expertengremium ausreicht, um ein Dokument zu genehmigen. Im Prozess können mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden, an die eine Benachrichtigung verschickt wird. Der Prozess gilt als beendet, wenn bereits ein Mitarbeiter abgestimmt hat. Freigabe in zwei Schritten: wird für Prozesse empfohlen, wenn ein Dokument erst nach Meinung eines Experten genehmigt wird. Im ersten Prozessschritt muss ein Experte das Dokument genehmigen oder zur Korrektur zurück schicken. Im zweiten Prozessschritt bestimmt eine Mehrheit an Stimmen, ob das Dokument genehmigt oder zurück zur Korrektur geschickt wird. Falls das Dokument abgelehnt wird, wiederholt sich der Prozess. Dokument lesen: Ist für Prozesse vorbestimmt, wenn ein Dokument durch eine Mitarbeitergruppe gelesen werden soll. Im Prozess wird die Gruppe ausgewählt, die über das Dokument benachrichtigt wird. Mitarbeiter können Kommentare zum Dokument hinterlassen. Expertenmeinung: Wird für Prozesse empfohlen, wenn eine Expertenmeinung benötigt wird, um ein Dokument genehmigen zu können. Im Prozess wird ein Expertengremium einberufen, dessen Mitglieder Kommentare zu diesem Dokument abgeben können. Diese Kommentare werden an den im Prozess festgelegten Mitarbeiter weitergeleitet, der dann das Dokument genehmigt.
    Die meist verwendeten Vorlagen können in Intranet- und Extranet Editions nicht verändert werden. Sie können nur die daran beteiligten Mitarbeiter bestimmten, allerdings nicht die Prozessreihenfolge- oder Abläufe ändern. Mit Hilfe des Designers, der in der Enterprise Edition mitgeliefert wird, dürfen Sie auch diese vordefinierten Prozesse ändern.
    Geschäftsprozess starten Ein Geschäftsprozess kann entweder manuell oder automatisch gestartet werden, je nachdem, welche Einstellungen Sie vorgenommen haben. Dabei ist es nicht ausschlaggebend, wie der Prozess gestartet wird. Jeder Prozess kann sogar mehrere voneinander unabhängige Versionen haben. Angenommen Sie wollen einen Prozess für ein Dokument starten. Wählen Sie „Neuer Geschäftsprozess“ im Kontextmenü und treffen Sie Ihre Auswahl aus der Prozessliste. Jetzt können Sie Angaben zum Prozess wie z.B. wer das Dokument überprüfen sollte festlegen und den Prozess mit einem Klick starten. Wenn der gestartete Geschäftsprozess Benachrichtigungen vorsieht, werden Mitarbeiter benachrichtigt, die in diesem Prozess bestimmt wurden, wenn der Prozess einen Schritt erreicht hat, der die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter erfordert.

Teamwork

    Jeder Geschäftsprozess kann Kontroll-Mechanismen beinhalten. Außerdem können Sie Teamwork in einem Projekt realisieren oder Qualitätsmanagement betreiben, in dem Sie Prozessfolgen wie z.B. Abstimmung über ein Dokument standardisieren.
    Fazit: einfache und bequeme Mechanismen des Moduls „Geschäftsprozesse“ helfen Ihnen Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren, automatisieren und auf dem Portal kontrollieren. Das Modul erlaubt Ihnen, praktisch jede Information auf dem Portal in verschiedene Prozesse zu integrieren und in Ihre bestehende Arbeitsprozesse einzubinden. Nehmen wir als Beispiel Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung: Sie können nicht nur Ihre Mitarbeiter mit neuesten Informationen versorgen, sondern auch den Werdegang eines Dokuments zu lenken und zu dokumentieren und Leseberichte anzufordern. Automatisieren Sie Ihre Prozesse und lenken oder kontrollieren Sie die Ausführung der einzelnen Prozessschritte oder Reihenfolgen!

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