Intranet

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  • Mitarbeiterlisten
  • Unternehmensstruktur
  • Personaländerungen, Abwesenheitslisten
  • Auszeichnungen als bester Mitarbeiter
  • Kalender
  • Organisation von Besprechungen, Meetings, Präsentationen
  • Reservierung von Räumlichkeiten und Ressourcen

Enthalten in:

Intranet

Im Idealfalle ist das Unternehmensintranet der virtuelle „Hauptsitz“ Ihres Unternehmens – hier treffen sich Mitarbeiter, Projektteams, Management und Fachexperten, hier liegt das Unternehmenswissen und hier wird die Kooperation durch Informationsverteilung mit koordiniert.
Dazu müssen Unternehmen aber das passende „Eco-System“ schaffen – eine Umgebung, die alle Mitarbeiter auch anspricht, die einfach zu verstehen, zu bedienen und mit Mehrwert zu nutzen ist. Zugleich muss eine Unternehmensintranetlösung mit vertretbarem Aufwand zu administrieren sein, Schnittstellen zu den wichtigsten Enterpriselösungen bieten und mit einer intuitiv verständlichen Nutzeroberfläche zur Benutzung einladen.
Das Stark-iT Intranetmodul leistet all dies. Darüber hinaus ist es mit wichtigen Funktionalitäten ausgestattet, die im Unternehmensalltag ständig benötigt werden - folgende Themenfelder deckt unser Intranetmodul ab:


administrationspanel_thumb.jpgDas Modul „Intranet“ deckt folgende Aufgabenbereiche ab wie z.B.
  • Aufgabenverwaltung inkl. Rückmeldungen und Berichtswesen
  • Gemeinsame oder individuelle Termin- und Raumplanung
  • Reservierung von Räumlichkeiten und Ressourcen
personalwesen_thumb.jpgAuch das Personalwesen kommt nicht zu kurz. Sie können:
  • Mitarbeiterlisten (nach Abteilungen) verwalten und auflisten sowie durchsuchen
  • Personaländerungen abbilden
  • Abwesenheitslisten automatisch erstellen und grafisch darstellen lassen
  • aktuelle Geburtstage ausgeben
  • Mehrere Kalender mit MS Outlook-Synchronisation und Favoriten-Funktion führen

Mitarbeitersuche

mitarbeitersuche_thumb.jpgMitarbeiterlisten können nach Abteilungen, Alphabet und deren Position gesucht werden. Oder Sie nutzen wie gewohnt Such-Eingabefelder, die schon nach der ersten Eingabe Ergebnisse liefern. Wenn ein Mitarbeiter gefunden ist, gelangen Sie durch einen Klick auf seine persönliche Visitenkarte – sein Profil. Sie profitieren von:
  • Schnelle Mitarbeitersuche nach Profildaten
  • Einfachen sowie erweiterten Suchmöglichkeiten
  • Blitzschneller Zugriff auf freigegebene Daten des gesuchten Mitarbeiters

Unternehmensstruktur

unternehmensstruktur_thumb.jpgEin großer Bereich auf dem Portal ist für das Unternehmen reserviert: Hier können Sie z.B. offizielle Informationen und Anordnungen veröffentlichen, über Ziele und Strategie berichten und den Mitarbeitern allgemeine Informationen über Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen. Legen Sie eine Bildergalerie oder Videobibliothek an und unterstützen Sie so die Teambildung und Ihr positives Image bei Ihren Mitarbeitern. Das Modul erlaubt:
  • Strukturabbildung inkl. Niederlassungen, Abteilungen und deren Mitarbeiter darzustellen
  • Allgemeine Information über das Unternehmen bereitzustellen
  • News im Form von Anordnungen, Regeln, Bekanntmachungen zu publizieren
  • Foto- und Videogalerien zu erstellen
  • Branchen-News sowie Informationen von externen Quellen anzuzeigen
  • Interne Ausschreibungen offener Stellen durchzuführen
  • Kontaktinformationen bereitzustellen
  • Schnelle Suche nach Verantwortlichen oder Abteilungsleitern

Personaländerungen

personalaenderungen_thumb.jpgAuf diesen Seiten können Sie Personaländerungen im gesamten Unternehmen sowie in den einzelnen Niederlassungen oder Abteilungen darstellen lassen, also:
  • Personaländerungen im Unternehmen
  • Personaländerungen in einer bestimmten Niederlassung oder Abteilung
  • Die Aufnahme neuer Mitarbeiter ins Portal (bei jeder Registrierung wird automatisch ein Eintrag vorgenommen)

Abwesenheitslisten

abwesenheitsliste_thumb.jpgMit Hilfe der Abwesenheitsliste können Sie alle Mitarbeiter, die aus verschiedenen Gründen nicht anwesend sind, grafisch darstellen lassen. Legen Sie selbst den Zeitraum oder die Abteilung für die Anzeige fest. Sie sehen auf einen Blick, wer im Urlaub und wer auf einer Geschäftsreise ist:
  • Visuelle Darstellung der abwesenden Mitarbeiter nach Abteilungen und/oder festgelegten Zeiträumen
  • Farbliches Kennzeichen der Abwesenheitsgründe
  • Schnelle Aufklärung des Abwesenheitsgrundes
  • Eine gute Hilfe bei Projektplanung und Mitarbeiterauslastung, weil alle Abwesenheitszeiträume übersichtlich dargestellt werden können
  • Hilfe bei der Urlaubsplanung nach Betriebsvorgaben wie z.B. wenn nicht mehr als zwei Mitarbeiter pro Abteilung gleichzeitig Urlaub haben dürfen

Terminkalender

geburtstage_thumb.jpgDer Kalender stellt eines der mächtigsten Features für die Zeitverwaltung der Mitarbeiter dar. So kann jeder Mitarbeiter effizienter seine Arbeitszeit planen und nutzen, sich schnell in die Projektarbeit integrieren und seine Tätigkeit an die Ziele und Termine des Unternehmens anpassen.
Eine Besonderheit stellt die Funktion der Favoritenkalender dar. Verbinden Sie persönliche Kalender mit dem Kalender Ihrer Projektgruppe oder mit dem Kalender eines anderen Mitarbeiters und Sie erhalten eine gute Möglichkeit, die Planung zu optimieren.
Nehmen Sie Ihre Favoritenkalender im Exportformat iCal mit auf Ihr mobiles Gerät oder synchronisieren Sie die Kalender mit MS Outlook! Folgende Features zeichnen den Kalender des Intranet-Moduls aus:
  • Jeder Mitarbeiter, jede Projektgruppe oder jede Abteilung kann eine unbegrenzte Anzahl von Kalendern erstellen
  • Kalender können grafisch übereinander gelegt werden, um Überschneidungen oder „Lücken“ sichtbar zu machen und die Arbeit optimal zu verteilen
  • Der Kalender besitzt 3 Ansichten, zwischen denen Sie schalten können: Tages- / Wochen- und Monatsansicht
  • Der Kalender zeigt nicht nur den aktuellen Zeitraum, sondern auch Zeiträume in der Zukunft und der Vergangenheit
  • Neue Termine können durch einen Klick direkt im Kalender eingetragen werden – visuell und intuitiv
  • Termine können mit einer Genauigkeit von bis zu einer Minute eingestellt werden
  • Termine können als „Wiederkehrend“ eingestellt werden
  • Jeder Kalender kann durch eine „überlappende“ grafische Darstellung mit anderen Kalendern abgeglichen werden
  • Jeder Kalender kann mit Outlook synchronisiert oder im iCal Format zum mobilen Gerät exportiert werden
  • Sie können sich über jeden Termin automatisch erinnern lassen, so geht kein Termin verloren

Organisation von Besprechungen, Meetings, Präsentationen

geburtstage_thumb.jpgOrganisieren Sie Ihre Teambesprechungen, Meetings im Unternehmen oder Ihrer Projektgruppe mit einem Klick: Benachrichtigung der Teilnehmer, deren Bestätigungen sowie Reservierung von Räumlichkeiten. Die Routine, die zu diesem Prozess gehört wird um vieles vereinfacht und beschleunigt.
Angenommen, Sie wollen eine Besprechung mit Ihrem Team organisieren. Das Intranet Portal zeigt Ihnen, wie die Mitarbeiter für den geplanten Zeitraum ausgelastet sind. Mit diesen Informationen können Sie entscheiden, ob Sie nur die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter einladen, oder Ihre Besprechung auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Es werden automatisch Einladungen an die betroffenen Mitarbeiter verschickt, die diese bestätigen müssen. Das System verschafft Ihnen so stets einen schnellen Überblick über den Status Ihrer Einladungen.
Folgende Features zeichnen den Terminplaner des Intranet-Moduls aus:
  • Zeitplanung für Projektgruppen, Abteilungen und einzelne Mitarbeiter
  • Vermerke über Abwesenheiten in persönlichen Kalendern werden automatisch in die Abwesenheitsliste übertragen
  • Besprechungen, Meetings etc. können über jeden Kalender angelegt werden
  • Die Zahl der Teilnehmer an einem Termin ist nach oben hin unbegrenzt – Im Extremfall können Sie alle im System angelegten Personen zu einem gemeinsamen Termin bitten
  • Bei der Planung von gemeinsamen Terminen wird die persönliche Auslastung jedes Mitarbeiters angezeigt
  • Einladungen werden über das interne Nachrichtensystem versendet
  • Jeder Mitarbeiter kann die Teilnahme entweder akzeptieren oder ablehnen
  • Der gemeinsame Termin wird auch im persönlichen Kalender der Teilnehmer abgebildet
  • Wenn ein Termin abgesagt wird, wird dieser aus allen Kalendern entfernt
  • Jeder Teilnehmer wird an den bevorstehenden Termin erinnert

Reservierung von Räumlichkeiten und Ressourcen

geburtstage_thumb.jpgMit diesem Modul können Sie die verfügbaren Räumlichkeiten und Ressourcen reservieren und direkt in die Planung Ihrer Termine mit einbeziehen. Dabei haben Sie auch die Möglichkeit, z.B. nach einem Raum mit bestimmten Kriterien suchen zu lassen, Reservierungen zu stornieren, den Raum für die Besprechung vorbereiten lassen etc. – sodass die Ressourcenplanung einfach und umstandslos mit ihrer Terminplanung einhergeht!
Folgende Features zeichnen den Ressourcenplaner des Intranet-Moduls aus:
  • Unbegrenzte Anzahl an Räumlichkeiten oder Ressourcen kann angelegt werden
  • Flexible Verteilung der Zugriffsrechte an die Mitarbeiter
  • Raumauslastung wird grafisch auf einem Kalender dargestellt (in der Tages- / Wochen- und Monatsansicht)
  • Reservierungen sind möglich für jeden beliebigen Zeitraum von einer Minute bis 24h, sowie für ganze Tage (ohne weitere Zeitangaben)
  • Wiederkehrende Reservierungsmöglichkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, mehrmonatlich oder jährlich)
  • Jeder Teilnehmer wird an seine bevorstehende Termine erinnert

Synchrone Integration mit Microsoft Outlook

geburtstage_thumb.jpgDas Modul bietet nicht nur Export-Funktionen zu den bekannten E-Mail Clients, sondern auch eine vollständige Synchronisation mit Microsoft Outlook: Ganz einfach können Sie Ihre Kalender, Kontakte und Aufgaben mit MS Outlook synchronisieren. Dazu müssen Sie lediglich mit wenigen intuitiven Klicks Ihre Arbeitsumgebung einrichten und schon spielt es keine Rolle mehr, ob Sie Ihre Termine oder Aufgaben wie gewohnt im Outlook oder auf dem Portal pflegen – Ihre Einträge werden sofort an das andere System übermittelt und stehen Ihnen in all Ihren Arbeitsumgebungen, ob stationär oder mobil, zur Verfügung.
Die Integration wurde selbstverständlich unter strenger Beachtung der Microsoft-Richtlinien umgesetzt: Die synchrone Integration mit MS Office Outlook basiert auf dem SharePoint SOAP-Protokoll.
Folgende Features zeichnen die Outlook-Synchronisation des Intranet-Moduls aus:
  • Synchrone Integration zwischen dem Intranet Portal und Microsoft Outlook
  • Synchronisation von Kalender, Mitarbeiter und Aufgaben
  • Import von Mitarbeiterlisten inklusive deren Profilbilder
  • Arbeit mit IIS (Microsoft Internet Information Services)
  • Arbeitsweise über SharePoint Protokoll
  • Exportierten Kalender können übereinander gelegt werden

Aufgabenverteilung

geburtstage_thumb.jpgDas Intranet Modul besitzt ein mächtiges Werkzeug zur Organisation der Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter und Teams. Alle Aufgaben können jedem einzelnen Mitarbeiter oder im Rahmen einer Projektgruppe in der gewünschten Reihenfolge angelegt werden. Die visuelle Darstellung der Aufgaben mitsamt deren Status bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern stets einen schnellen, detaillierten Überblick über aktuelle und anstehende Aufgaben und Projekte.
Zudem haben Sie in der Aufgabenverteilung mehrere Möglichkeiten, die Aufgaben zu verwalten: Das erlaubt einerseits eine schnelle und einfache Kontrolle eigener Aufgaben, erlaubt aber zugleich die einfache Überwachung eines Projekts und der in dessen Rahmen zu lösenden Aufgaben. Gleiche Mechanismen können in alle Ebenen eines Geschäftsprozesses integriert werden, so können Sie die Aufgabenverteilung individuell anpassen und die Teamarbeit effizienter gestalten.
Folgende Features zeichnen die Aufgabenverteilung des Intranet-Moduls aus:
  • Jeder Mitarbeiter kann eigene Aufgaben erstellen und verwalten
  • Jeder Projektteilnehmer kann anderen Teammitgliedern Aufgaben stellen und verwalten, abhängig von ihm zugeteilten Rechten
  • Jede Aufgabe kann durch die Vergabe von Prioritäten klassifiziert werden
  • Jeder Aufgabe können die relevanten Dateien angehängt werden
  • Die Aufgaben können nach Themen eingeordnet werden
  • Aufgaben können einer verantwortlichen Person zugeteilt werden
  • Die mit der Aufgabe betraute Person kann sie annehmen oder auch ablehnen, von der Entscheidung werden alle an diesem Projekt beteiligten Personen benachrichtigt
  • Aufgaben werden mit einem Bericht abgeschlossen
  • Der Status und Fortschritt einer Aufgabe kann jederzeit ausgewertet werden

Serviceanfragen

geburtstage_thumb.jpgDas Intranet-Modul besitzt eine Reihe zusätzlicher Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu optimieren. So können Routine-Vorgänge wie z.B. die Bestellung von Visitenkarten, die Ausstellung von Besucherausweisen, das Stellen und Bewilligen von Urlaubsanträgen etc. einfach automatisiert und dauerhaft beschleunigt werden.
Folgende Features zeichnen die Verarbeitung von Serviceanfragen im Intranet-Modul aus:
  • Jeder Mitarbeiter darf eine unbegrenzte Anzahl an Anfragen stellen
  • Formularfelder und deren Anzahl können durch die Administratoren frei definiert werden
  • Jedes Formular kann eigene Workflow-Status besitzen, wie z.B. „eingegangen“, „in Bearbeitung“ oder „ausgeliefert“ etc.
  • Formulare erlauben die flexible Verteilung der Zugriffsrechte
  • Bei jedem Ereignis werden die beteiligten Personen benachrichtigt
  • Ausgefüllte und bearbeitete Anfragen werden archiviert und sind jederzeit abrufbar

Geburtstage

geburtstage_thumb.jpgDie Geburtstagsfunktionalität des Intranet-Moduls erinnert Sie automatisch an die anstehenden Geburtstage der Mitarbeiter, die Ihnen „besonders am Herzen liegen“ und erstellt aktuelle Geburtstagslisten. So werden Geburtstage nicht mehr vergessen - und mit dem internen Messaging-Tool kann auch gleich auf dem kurzen Dienstweg gratuliert werden!
Die Geburtstagsfunktionalität des Intranet-Moduls bietet:
  • eine eigene Seite mit Erinnerungen an aktuelle Geburtstage
  • Schnellen Zugriff auf Informationen über aktuelle und anstehende Geburtstage

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